Tietosuojaseloste
Masaro Oy:n asiakas- ja tilausrekisteri
Laadittu 17.9.2026 · päivitetty 6.11.2026 · versio 1.10
Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Masaro Oy (aiemmin Silver Trade Hub Oy) käsittelee asiakkaistaan ja heidän yhteyshenkilöistään, mihin tietoja käytetään ja mitä oikeuksia henkilöllä on. Seloste kattaa tilausalustan osoitteessa masaro.fi, yhtiön toiminnanohjausjärjestelmän sekä myyntityössä kertyvät yhteystiedot.
Seloste on laadittu Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaisesti. Asiakkaamme ovat yrityksiä, mutta yrityksen yhteyshenkilöä koskevat tiedot ovat henkilötietoja. Myös yksityisen elinkeinonharjoittajan eli toiminimen tiedot ovat henkilötietoja.
Seloste on saatavilla suomeksi ja englanniksi. Kieliversiot ovat sisällöltään samat.
1 Rekisterinpitäjä
| Tieto | Sisältö |
|---|---|
| Rekisterinpitäjä | Masaro Oy (aiemmin Silver Trade Hub Oy) |
| Y-tunnus | 3618531-8 |
| Käyntiosoite | Vihikari 10, 90440 Kempele |
| Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa | toimitusjohtaja Jouni Pitkänen |
| Sähköposti | info@masaro.fi |
- Rekisterinpitäjä
- Masaro Oy (aiemmin Silver Trade Hub Oy)
- Y-tunnus
- 3618531-8
- Käyntiosoite
- Vihikari 10, 90440 Kempele
- Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
- toimitusjohtaja Jouni Pitkänen
- Sähköposti
- info@masaro.fi
Masaro Oy tuottaa tilausalustan myös konserniinsa kuuluville yhtiöille. Norjassa ja Espanjassa asioivien asiakkaiden tietojen rekisterinpitäjä on kyseisen maan konserniyhtiö: Espanjassa SILVERTRADE SPAIN 2026, S.L. ja Norjassa SILVERTRADE NORGE AS (organisaationumero 920 223 001). Masaro Oy käsittelee näitä tietoja konserniyhtiön lukuun, ja tietosuoja-asioissa voi kaikissa maissa ottaa yhteyttä samaan osoitteeseen.
Yhtiöllä ei ole nimettyä tietosuojavastaavaa. Velvollisuutta nimeämiseen ei ole, koska yhtiö ei ole viranomainen eikä sen ydintoimintaa ole laajamittainen henkilöiden säännöllinen seuranta tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittely.
2 Mitä tietoja käsitellään
| Tietoryhmä | Sisältö |
|---|---|
| Yrityksen perustiedot | toiminimi, yhtiömuoto, y-tunnus, käynti- ja toimitusosoite, laskutusosoite, verkkolaskutusosoite |
| Yhteyshenkilön tiedot | nimi, tehtävä, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli |
| Toimipaikan tilausasetukset | toimituspäivät, tilausmuistutusten vastaanotto, valikoimaa rajaavat tuotevaatimukset kuten halal-tuotteet |
| Sopimustiedot | hyväksytyt sopimusehdot ja niiden versio, sähköisen allekirjoituksen tiedot: allekirjoittajan nimi, sähköpostiosoite, ajankohta ja verkko-osoite |
| Käyttäjätiedot | käyttäjätunnus, salasanan tiiviste, käyttäjärooli, tilin tila, kirjautumisajat |
| Tilaustiedot | tilatut tuotteet ja määrät, tilaus- ja toimituspäivät, tallennetut tilauspohjat, tilausten tila, tilaukseen liitetyt viestit |
| Vapaa tilaus | asiakkaan omin sanoin kirjoittama tilausteksti, siitä tehty tulkinta, lopullinen tilaus, tilaukseen käytetty aika sekä asiakkaan sanasto eli asiakkaan käyttämät ilmaukset ja tuotteet, joihin ne on yhdistetty |
| Toimituksen kuittaus ja reklamaatiot | toimituksen kuittaus ja sen ajankohta, kuittaaja, saapumispäivä, rivikohtaiset puutteet ja hylkäysten syyt, asiakkaan liittämät kuvat, reklamaatiot ja niiden ratkaisu sekä mahdollisen hyvityksen määrä |
| Talous- ja maksutiedot | laskut, maksusuoritukset, maksuviiveet, myönnetty luottoraja ja sen käyttö, tilauksen maksutapa, laskun maksuaika, maksuaikalisä, eräpäivä ja maksupäivä, ennakkolaskujen viitenumerot, asiakaskohtaiset alennukset ja vuosihyvitteet |
| Luottorajan katsaus | puolen vuoden välein laskettavat tilaus- ja maksutunnusluvut (tilausten määrä ja arvo, maksutavat, ajallaan maksetut ja myöhästyneet laskut, myöhästymisen kesto, avoimet ja erääntyneet laskut, luottorajan käyttöaste), niiden perusteella tehty ehdotus, päätös perusteluineen, päätöksen tekijä ja ajankohta, luottorajan muutoshistoria sekä asiakkuudesta vastaava henkilökunnan jäsen |
| Asiointitiedot | tilipyynnöt, yhteydenottolomakkeen viestit, sähköpostikirjeenvaihto, puhelu- ja käyntimuistiinpanot |
| Laskuvertailuaineisto | asiakkaan itse lähettämä kuva tai tiedosto tukkulaskustaan sekä lähettäjän yritys, yhteyshenkilö, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa, vapaa viesti ja suostumuksen ajankohta |
| Myyntikäynnin ostoasiakirjat | myyntikäynnillä asiakkaan luvalla kuvatut tai tallennetut tukkujen laskut, tilausvahvistukset ja lähetteet sekä niistä luetut toimittajan nimi, asiakirjan päiväys, tuotteet, määrät ja hinnat. Asiakirjassa voi näkyä asiakkaan yhteyshenkilön tai toimittajan edustajan nimi. |
| Myyntikäynnin yhteenveto | asiakkaalle sähköpostilla linkkinä lähetetty myyntikäynnin yhteenveto, vastaanottajan sähköpostiosoite, lähetysaika, myyjän nimi ja yhteystiedot sekä ajankohta, jolloin linkki avattiin ensimmäisen kerran. Avauksesta ei tallenneta IP-osoitetta eikä laitetietoja. |
| Myyntikäynnin muistio | asiakkaan luvalla nauhoitetusta myyntikäynnin keskustelusta tehty muistio: tiivistelmä, sovitut tehtävät, tekstiksi litteroitu keskustelu, osallistujien nimet sekä tiedot, jotka myyjä on muistion perusteella kirjannut käynnille. Lisäksi tallennetaan tieto nauhoitusluvasta ja sen ajankohta. Ääninauhoitetta ei tallenneta Masaron järjestelmiin. |
| Markkinointitiedot | markkinointilupa tai -kielto ja sen päivämäärä |
| Tekniset tiedot | tapahtumalokit, muutoshistoria, tilauksen lähdetieto esimerkiksi pakkauksen tunnuskoodista, lähetettyjen tekstiviestien ja sähköpostien lähetys- ja toimitustiedot |
- Yrityksen perustiedot
- toiminimi, yhtiömuoto, y-tunnus, käynti- ja toimitusosoite, laskutusosoite, verkkolaskutusosoite
- Yhteyshenkilön tiedot
- nimi, tehtävä, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli
- Toimipaikan tilausasetukset
- toimituspäivät, tilausmuistutusten vastaanotto, valikoimaa rajaavat tuotevaatimukset kuten halal-tuotteet
- Sopimustiedot
- hyväksytyt sopimusehdot ja niiden versio, sähköisen allekirjoituksen tiedot: allekirjoittajan nimi, sähköpostiosoite, ajankohta ja verkko-osoite
- Käyttäjätiedot
- käyttäjätunnus, salasanan tiiviste, käyttäjärooli, tilin tila, kirjautumisajat
- Tilaustiedot
- tilatut tuotteet ja määrät, tilaus- ja toimituspäivät, tallennetut tilauspohjat, tilausten tila, tilaukseen liitetyt viestit
- Vapaa tilaus
- asiakkaan omin sanoin kirjoittama tilausteksti, siitä tehty tulkinta, lopullinen tilaus, tilaukseen käytetty aika sekä asiakkaan sanasto eli asiakkaan käyttämät ilmaukset ja tuotteet, joihin ne on yhdistetty
- Toimituksen kuittaus ja reklamaatiot
- toimituksen kuittaus ja sen ajankohta, kuittaaja, saapumispäivä, rivikohtaiset puutteet ja hylkäysten syyt, asiakkaan liittämät kuvat, reklamaatiot ja niiden ratkaisu sekä mahdollisen hyvityksen määrä
- Talous- ja maksutiedot
- laskut, maksusuoritukset, maksuviiveet, myönnetty luottoraja ja sen käyttö, tilauksen maksutapa, laskun maksuaika, maksuaikalisä, eräpäivä ja maksupäivä, ennakkolaskujen viitenumerot, asiakaskohtaiset alennukset ja vuosihyvitteet
- Luottorajan katsaus
- puolen vuoden välein laskettavat tilaus- ja maksutunnusluvut (tilausten määrä ja arvo, maksutavat, ajallaan maksetut ja myöhästyneet laskut, myöhästymisen kesto, avoimet ja erääntyneet laskut, luottorajan käyttöaste), niiden perusteella tehty ehdotus, päätös perusteluineen, päätöksen tekijä ja ajankohta, luottorajan muutoshistoria sekä asiakkuudesta vastaava henkilökunnan jäsen
- Asiointitiedot
- tilipyynnöt, yhteydenottolomakkeen viestit, sähköpostikirjeenvaihto, puhelu- ja käyntimuistiinpanot
- Laskuvertailuaineisto
- asiakkaan itse lähettämä kuva tai tiedosto tukkulaskustaan sekä lähettäjän yritys, yhteyshenkilö, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa, vapaa viesti ja suostumuksen ajankohta
- Myyntikäynnin ostoasiakirjat
- myyntikäynnillä asiakkaan luvalla kuvatut tai tallennetut tukkujen laskut, tilausvahvistukset ja lähetteet sekä niistä luetut toimittajan nimi, asiakirjan päiväys, tuotteet, määrät ja hinnat. Asiakirjassa voi näkyä asiakkaan yhteyshenkilön tai toimittajan edustajan nimi.
- Myyntikäynnin yhteenveto
- asiakkaalle sähköpostilla linkkinä lähetetty myyntikäynnin yhteenveto, vastaanottajan sähköpostiosoite, lähetysaika, myyjän nimi ja yhteystiedot sekä ajankohta, jolloin linkki avattiin ensimmäisen kerran. Avauksesta ei tallenneta IP-osoitetta eikä laitetietoja.
- Myyntikäynnin muistio
- asiakkaan luvalla nauhoitetusta myyntikäynnin keskustelusta tehty muistio: tiivistelmä, sovitut tehtävät, tekstiksi litteroitu keskustelu, osallistujien nimet sekä tiedot, jotka myyjä on muistion perusteella kirjannut käynnille. Lisäksi tallennetaan tieto nauhoitusluvasta ja sen ajankohta. Ääninauhoitetta ei tallenneta Masaron järjestelmiin.
- Markkinointitiedot
- markkinointilupa tai -kielto ja sen päivämäärä
- Tekniset tiedot
- tapahtumalokit, muutoshistoria, tilauksen lähdetieto esimerkiksi pakkauksen tunnuskoodista, lähetettyjen tekstiviestien ja sähköpostien lähetys- ja toimitustiedot
Rekisteriin ei kerätä henkilötunnuksia, maksukorttien numeroita eikä tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tieto siitä, että ravintola tilaa vain halal-tuotteita, on toimipaikan tilausasetus, jota käytetään ainoastaan tuotevalikoiman rajaamiseen. Siitä ei tehdä päätelmiä asiakkaan tai hänen yhteyshenkilönsä vakaumuksesta. Asiointikieli on tieto siitä, millä kielellä palvelua käytetään, eikä se kerro henkilön alkuperästä.
3 Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella
| Käyttötarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Tilipyyntöjen käsittely ja asiakkaaksi hyväksyminen | sopimuksen tekemistä edeltävät toimet, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta |
| Asiakassopimuksen tekeminen ja sähköisen allekirjoituksen todentaminen | sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu sopimuksen syntymisen osoittamiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta |
| Tilausten vastaanotto, toimitus ja asiakaspalvelu | sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta |
| Vapaan tilauksen tulkinta tilauslomakkeeksi ja tulkinnan parantaminen | sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu palvelun kehittämiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta |
| Tilausmuistutukset tekstiviestillä ja sähköpostilla sovittuina tilauspäivinä | sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta |
| Toimituksen kuittaus ja reklamaatioiden käsittely | sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta |
| Kuittausmuistutukset tekstiviestillä ja sähköpostilla toimituspäivänä | sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta |
| Toimitusvarmuuden seuranta ja toimitusten laadun parantaminen | oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
| Laskutus, maksujen seuranta ja perintä | sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu saatavien perimiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta |
| Kirjanpito ja tositteiden säilytys | lakisääteinen velvoite, 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, kirjanpitolaki |
| Elintarvikkeiden jäljitettävyys ja takaisinvedot | lakisääteinen velvoite, 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, elintarvikelainsäädäntö |
| Luottorajan ja laskun maksuajan myöntäminen sekä luottoriskin arviointi | sopimuksen tekemistä edeltävät toimet sekä oikeutettu etu luottotappioiden rajaamiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta |
| Luottorajan säännöllinen tarkistus tilaus- ja maksuhistorian perusteella | sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu luottoriskin hallintaan, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta |
| Hintavertailun tekeminen asiakkaan lähettämästä laskusta | henkilön antama suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta |
| Asiakassuhteen hoito ja myyntityö | oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
| Asiakkaan nykyisten ostohintojen vertailu myyntikäynnillä ostoasiakirjojen perusteella | oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
| Myyntikäynnin yhteenvedon lähettäminen asiakkaalle ja sen seuraaminen, onko yhteenveto avattu | oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
| Myyntikäynnin nauhoitus ja muistion laatiminen nauhoituksesta | henkilön antama suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta |
| Sähköinen suoramarkkinointi yhteisöille | oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
| Sähköinen suoramarkkinointi yksityiselle elinkeinonharjoittajalle | henkilön ennalta antama suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, tai aiempi asiakassuhde laissa sallitussa laajuudessa |
| Palvelun toimivuuden varmistaminen, väärinkäytösten estäminen ja tietoturva | oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
- Tilipyyntöjen käsittely ja asiakkaaksi hyväksyminen
- sopimuksen tekemistä edeltävät toimet, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta
- Asiakassopimuksen tekeminen ja sähköisen allekirjoituksen todentaminen
- sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu sopimuksen syntymisen osoittamiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta
- Tilausten vastaanotto, toimitus ja asiakaspalvelu
- sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta
- Vapaan tilauksen tulkinta tilauslomakkeeksi ja tulkinnan parantaminen
- sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu palvelun kehittämiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta
- Tilausmuistutukset tekstiviestillä ja sähköpostilla sovittuina tilauspäivinä
- sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta
- Toimituksen kuittaus ja reklamaatioiden käsittely
- sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta
- Kuittausmuistutukset tekstiviestillä ja sähköpostilla toimituspäivänä
- sopimuksen täyttäminen, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta
- Toimitusvarmuuden seuranta ja toimitusten laadun parantaminen
- oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
- Laskutus, maksujen seuranta ja perintä
- sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu saatavien perimiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta
- Kirjanpito ja tositteiden säilytys
- lakisääteinen velvoite, 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, kirjanpitolaki
- Elintarvikkeiden jäljitettävyys ja takaisinvedot
- lakisääteinen velvoite, 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, elintarvikelainsäädäntö
- Luottorajan ja laskun maksuajan myöntäminen sekä luottoriskin arviointi
- sopimuksen tekemistä edeltävät toimet sekä oikeutettu etu luottotappioiden rajaamiseen, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta
- Luottorajan säännöllinen tarkistus tilaus- ja maksuhistorian perusteella
- sopimuksen täyttäminen sekä oikeutettu etu luottoriskin hallintaan, 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta
- Hintavertailun tekeminen asiakkaan lähettämästä laskusta
- henkilön antama suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta
- Asiakassuhteen hoito ja myyntityö
- oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
- Asiakkaan nykyisten ostohintojen vertailu myyntikäynnillä ostoasiakirjojen perusteella
- oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
- Myyntikäynnin yhteenvedon lähettäminen asiakkaalle ja sen seuraaminen, onko yhteenveto avattu
- oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
- Myyntikäynnin nauhoitus ja muistion laatiminen nauhoituksesta
- henkilön antama suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta
- Sähköinen suoramarkkinointi yhteisöille
- oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
- Sähköinen suoramarkkinointi yksityiselle elinkeinonharjoittajalle
- henkilön ennalta antama suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, tai aiempi asiakassuhde laissa sallitussa laajuudessa
- Palvelun toimivuuden varmistaminen, väärinkäytösten estäminen ja tietoturva
- oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä yhtiön etuna on hoitaa asiakassuhdetta, markkinoida tuotteitaan elintarvikealan yrityksille ja suojata omaisuuttaan. Käsittely rajoittuu yhteyshenkilön työtehtävään liittyviin tietoihin, eikä siihen liity yksityiselämää koskevaa seurantaa. Henkilöllä on oikeus vastustaa tähän perusteeseen nojaavaa käsittelyä kohdan 9 mukaisesti.
Tilausmuistutukset ovat osa tilauspalvelua eivätkä markkinointia. Asiakas voi kytkeä ne pois tilausalustan asetuksista.
Toimituspäivänä asiakas voi kuitata, että tilaus tuli, tai ilmoittaa puutteesta ja liittää siitä kuvan. Jos tilausta ei ole kuitattu, asiakkaalle lähetetään kuittausmuistutus tekstiviestillä ja sähköpostilla. Muistutuksessa on henkilökohtainen linkki, jolla tilauksen voi kuitata kirjautumatta. Linkki koskee vain muistutuksessa mainittuja tilauksia, siinä ei näy hintoja, ja se vanhenee reklamaatioajan päätyttyä. Linkin avaaminen ei kuittaa tilausta. Kuittauksista lasketaan, kuinka moni toimitus tuli ajallaan ja täydellisenä. Lukua käytetään toimitusten laadun parantamiseen, eikä sitä käytetä asiakkaan arvioimiseen. Kuittausmuistutukset voi kytkeä pois ilmoittamalla siitä asiakaspalveluun.
Laskuvertailu perustuu suostumukseen, joka annetaan lomakkeella ennen lähetystä. Lähetettyä laskua käytetään vain vertailun tekemiseen, eikä sitä näytetä muille asiakkaille, toimittajille tai ulkopuolisille. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, jolloin lasku ja siihen liittyvät tiedot poistetaan. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Sähköinen suoramarkkinointi erotellaan vastaanottajan mukaan. Osakeyhtiölle ja muulle yhteisölle markkinointiviestin saa lähettää, jollei yhteisö ole sitä kieltänyt. Yksityiselle elinkeinonharjoittajalle markkinointi edellyttää ennalta annettua suostumusta, koska kyse on luonnollisesta henkilöstä. Poikkeuksena on asiakas, jolta yhteystieto on saatu kaupan yhteydessä: hänelle saa markkinoida omia vastaavia tuotteita, kunhan kieltomahdollisuudesta kerrotaan. Jokaisessa markkinointiviestissä kerrotaan, miten vastaanotto voidaan kieltää maksutta.
Myyntikäynnillä asiakas voi näyttää tukkulaskunsa tai muun ostoasiakirjansa, jotta sen hintoja voidaan verrata Masaron tarjoukseen. Asiakirjan kuva tallennetaan vain asiakkaan luvalla. Tekoälypalvelu lukee asiakirjasta tuoterivit ja hinnat ehdotukseksi. Myyjä tarkistaa jokaisen rivin ennen kuin sitä käytetään. Asiakirjasta käytetään vain hintavertailuun tarvittavia tietoja.
Myyntikäynnin keskustelu nauhoitetaan vain, jos asiakkaan edustaja antaa siihen luvan käynnin alussa. Nauhoituksesta tehdään muistio kokousten muistiopalvelussa. Muistio siirtyy Masaron myyntikäynnin tietoihin, ja tekoälypalvelu ehdottaa sen perusteella käynnin tietoja. Myyjä tarkistaa jokaisen ehdotuksen ennen kuin sitä käytetään. Luvan voi peruuttaa milloin tahansa, jolloin muistio poistetaan. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tilausalustalla asiakas voi kirjoittaa tilauksen omin sanoin millä kielellä tahansa. Tekoälypalvelu tulkitsee tekstistä tuotteet ja määrät ja täyttää tilauslomakkeen. Asiakas tarkistaa lomakkeen ja lähettää tilauksen itse. Tulkintaa varten palvelulle annetaan tilausteksti sekä asiakkaan valikoima, viimeisimmät tilaukset ja sanasto. Hintoja tai muiden asiakkaiden tietoja ei anneta. Kun asiakas korjaa tulkintaa, korjaus tallennetaan asiakkaan sanastoon, jotta sama ilmaus tulkitaan seuraavalla kerralla oikein. Tilausteksteistä seurataan, kuinka hyvin tulkinta onnistuu. Tilaustekstiin ei pidä kirjoittaa muuta kuin tilaus.
Asiakkaan luottoraja tarkistetaan puolen vuoden välein. Tilausalusta laskee edellisen puolen vuoden tilauksista ja maksuista tunnusluvut, kuten kuinka moni lasku on maksettu ajallaan, ja tekee niiden perusteella ehdotuksen rajan nostamisesta, pitämisestä tai laskemisesta. Ehdotus lähetetään asiakkuudesta vastaavalle henkilökunnan jäsenelle. Ehdotus ei muuta luottorajaa, vaan rajasta päättää aina ihminen. Tarkistuksessa käytetään vain yrityksen tilaus- ja maksutietoja. Siinä ei hankita uusia tietoja muista lähteistä eikä tehdä päätelmiä yhteyshenkilön henkilökohtaisesta taloudesta. Yksityisen elinkeinonharjoittajan kohdalla tiedot ovat kuitenkin henkilötietoja, ja häntä koskevat kohdan 9 oikeudet, myös oikeus vastustaa käsittelyä.
4 Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään: tilipyyntölomakkeelta, käyttöönoton yhteydessä, yhteydenottolomakkeelta, laskuvertailulomakkeelta, tilauksista, sähköpostista, puheluista ja myyntikäynneiltä, mukaan lukien asiakkaan myyntikäynnillä näyttämät ostoasiakirjat ja asiakkaan luvalla nauhoitettu myyntikäynnin keskustelu.
Lisäksi tietoja saadaan julkisista lähteistä ja viranomaisilta: yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, arvonlisäverovelvollisten rekisteristä, kuntien elintarvikevalvonnan rekistereistä sekä yritysten omilta verkkosivuilta ja julkisista yrityshakemistoista. Luottotietoja hankitaan luottotietoyhtiöltä silloin, kun asiakkaalle harkitaan tililimiittiä.
Kun yhteystieto on saatu muualta kuin henkilöltä itseltään, henkilölle kerrotaan käsittelystä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja viimeistään kuukauden kuluessa tiedon saamisesta.
5 Kenelle tietoja luovutetaan
Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja käsittelevät yhtiön puolesta seuraavat palveluntarjoajat, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen käsittelysopimus.
| Palvelu | Tehtävä käsittelyssä |
|---|---|
| Tilausalustan kehitys- ja ylläpitopalvelu | verkkopalvelun tuottaminen, ylläpito ja vianselvitys |
| Tietokanta- ja palvelinpalvelu | tilaus- ja käyttäjätietojen tallennus, tunnistautuminen, varmuuskopiot |
| Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja | asiakkuudenhallinta, hinnoittelu, laskutus, varastonhallinta |
| Sähköpostin ja tiedostojen palvelu | yhteydenpito sekä asiakirjojen ja laskuvertailuun lähetettyjen tiedostojen säilytys |
| Lähtevän sovellussähköpostin palvelu | tilausvahvistukset ja järjestelmäviestit |
| Tekstiviestipalvelu | tilaus- ja kuittausmuistutukset |
| Sähköisen allekirjoituksen palvelu | asiakassopimusten allekirjoitus |
| Kokousten muistiopalvelu | myyntikäyntien nauhoitusten litterointi ja muistioiden laatiminen |
| Tekoälypalvelu | myyntikäynnillä tallennettujen ostoasiakirjojen tuoterivien ja hintojen lukeminen, myyntikäynnin muistiosta tehtävät ehdotukset sekä vapaan tilauksen tekstin tulkinta tilauslomakkeeksi |
| Verkkolaskuoperaattori | laskujen välitys |
| Tilitoimisto | kirjanpito ja myyntireskontra |
| Kuljetus- ja varastokumppanit | toimitusten hoitaminen |
| Perintätoimisto | erääntyneiden saatavien perintä |
- Tilausalustan kehitys- ja ylläpitopalvelu
- verkkopalvelun tuottaminen, ylläpito ja vianselvitys
- Tietokanta- ja palvelinpalvelu
- tilaus- ja käyttäjätietojen tallennus, tunnistautuminen, varmuuskopiot
- Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja
- asiakkuudenhallinta, hinnoittelu, laskutus, varastonhallinta
- Sähköpostin ja tiedostojen palvelu
- yhteydenpito sekä asiakirjojen ja laskuvertailuun lähetettyjen tiedostojen säilytys
- Lähtevän sovellussähköpostin palvelu
- tilausvahvistukset ja järjestelmäviestit
- Tekstiviestipalvelu
- tilaus- ja kuittausmuistutukset
- Sähköisen allekirjoituksen palvelu
- asiakassopimusten allekirjoitus
- Kokousten muistiopalvelu
- myyntikäyntien nauhoitusten litterointi ja muistioiden laatiminen
- Tekoälypalvelu
- myyntikäynnillä tallennettujen ostoasiakirjojen tuoterivien ja hintojen lukeminen, myyntikäynnin muistiosta tehtävät ehdotukset sekä vapaan tilauksen tekstin tulkinta tilauslomakkeeksi
- Verkkolaskuoperaattori
- laskujen välitys
- Tilitoimisto
- kirjanpito ja myyntireskontra
- Kuljetus- ja varastokumppanit
- toimitusten hoitaminen
- Perintätoimisto
- erääntyneiden saatavien perintä
Tekstiviestipalvelu säilyttää lähetetyt viestit 18 kuukautta ja toimituslokin, jossa on vastaanottajan numero ja lähettäjätunnus, 30 päivää. Palvelu toimii Euroopan unionin alueella.
Kokousten muistiopalvelu käyttää alihankkijoinaan puheentunnistus- ja kielimallipalveluita. Ne käsittelevät tietoja vain palvelun tuottamiseksi. Muistiopalvelussa ei säilytetä ääninauhoitetta. Litterointi ja muistio poistetaan muistiopalvelusta viimeistään 90 päivän kuluttua nauhoituksesta. Poistetun aineiston palautuskopio hävitetään 7 päivän kuluessa poistosta.
Asiakkaan tietoja käsitellään konsernin sisällä siinä laajuudessa kuin asiakkaan palveleminen sitä edellyttää, esimerkiksi kun toimitus lähtee toisen maan varastosta. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, kun laki sitä edellyttää, esimerkiksi elintarvikevalvonnalle takaisinvetotilanteessa tai verottajalle.
6 Tietojen sijainti ja siirrot Euroopan ulkopuolelle
Henkilötiedot pidetään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä aina kun palvelu sen mahdollistaa. Norja kuuluu Euroopan talousalueeseen, joten tietojen käsittely Norjassa ei ole siirto Euroopan ulkopuolelle.
Osa käyttämistämme ohjelmistopalveluista on yhdysvaltalaisia tai käyttää alihankkijoita Euroopan ulkopuolella. Näissä tapauksissa siirron perusteena on Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai Euroopan unionin ja Yhdysvaltain välinen tietosuojakehys.
Kokousten muistiopalvelu käsittelee tietoja Yhdysvalloissa. Siirron perusteena on Euroopan unionin ja Yhdysvaltain välinen tietosuojakehys (EU-U.S. Data Privacy Framework), johon palveluntarjoaja on sertifioitunut.
Yhtiö pitää luetteloa käyttämistään käsittelijöistä ja tietojen sijaintialueista. Luettelo toimitetaan pyynnöstä.
7 Säilytysajat
| Tieto | Säilytysaika | Peruste |
|---|---|---|
| Tilipyyntö, joka ei johda asiakkuuteen | 12 kuukautta pyynnön käsittelystä | mahdollinen myöhempi yhteydenotto ja käsittelyn todentaminen |
| Yhteydenottolomakkeen viesti | 24 kuukautta | asiakaspalvelun jatkuvuus |
| Laskuvertailuun lähetetty lasku ja siihen liittyvät yhteystiedot | 12 kuukautta vertailun toimittamisesta | vertailun todentaminen ja mahdollinen myöhempi yhteydenotto |
| Myyntityön yhteystieto, joka ei johda asiakkuuteen | 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta | myyntityön jatkuvuus |
| Myyntikäynnin ostoasiakirjat ja niistä luetut tiedot | 24 kuukautta tallentamisesta | hintavertailun todentaminen ja myyntityön jatkuvuus |
| Myyntikäynnin yhteenvedot ja niiden lähetystiedot | 24 kuukautta lähettämisestä | tarjouksen todentaminen ja myyntityön jatkuvuus |
| Myyntikäynnin muistio ja nauhoituslupa | 24 kuukautta käynnistä | myyntityön jatkuvuus ja luvan todentaminen |
| Muistioon kuuluva litteroitu keskustelu | 30 päivää vastaanottamisesta | ehdotusten tekeminen ja tarkistaminen |
| Muistio, jota ei ole liitetty myyntikäyntiin | 30 päivää vastaanottamisesta | muistion liittäminen oikeaan käyntiin |
| Nauhoituksen litterointi ja muistio muistiopalvelussa | enintään 90 päivää nauhoituksesta | muistion siirtäminen Masaron järjestelmään |
| Asiakkaan perustiedot, yhteyshenkilöt ja tilausasetukset | asiakkuuden ajan ja 24 kuukautta viimeisestä tilauksesta | asiakassuhteen hoito |
| Allekirjoitettu asiakassopimus ja allekirjoituksen tiedot | 6 vuotta sopimussuhteen päättymisestä | sopimuksen ja siihen perustuvien saatavien todentaminen |
| Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot | 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi | kirjanpitolaki |
| Vapaan tilauksen teksti, tulkinta ja lopullinen tilaus | 12 kuukautta, minkä jälkeen niistä säilytetään vain lukumäärät ilman tekstiä | tulkinnan laadun seuranta ja vianselvitys |
| Asiakkaan sanasto | asiakkuuden ajan | tilaamisen helpottaminen |
| Kuittauksiin ja reklamaatioihin liitetyt kuvat | 24 kuukautta toimituksesta | reklamaation ja hyvityksen todentaminen |
| Jäljitettävyystiedot toimitetuista eristä | vähintään yksi vuosi lähettämisestä, hyväksytyssä elintarvikehuoneistossa kaksi vuotta viimeisen käyttöajankohdan jälkeen | elintarvikelainsäädäntö |
| Luotto- ja perintätiedot | 6 vuotta saatavan päättymisestä | saatavan vanhentuminen ja kirjanpito |
| Luottorajan katsaukset ja luottorajan muutoshistoria | asiakkuuden ajan ja 24 kuukautta sen päättymisestä | luottopäätösten todentaminen ja mahdollisen uuden asiakkuuden arviointi |
| Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet | käyttöoikeuden voimassaolon ajan | palvelun käyttö |
| Käyttö- ja muutoslokit sekä viestien lähetystiedot | 12 kuukautta | tietoturva ja väärinkäytösten selvittäminen |
| Markkinointikiellot | toistaiseksi | kiellon noudattaminen edellyttää tiedon säilyttämistä |
- Tilipyyntö, joka ei johda asiakkuuteen
- Säilytysaika: 12 kuukautta pyynnön käsittelystä
- Peruste: mahdollinen myöhempi yhteydenotto ja käsittelyn todentaminen
- Yhteydenottolomakkeen viesti
- Säilytysaika: 24 kuukautta
- Peruste: asiakaspalvelun jatkuvuus
- Laskuvertailuun lähetetty lasku ja siihen liittyvät yhteystiedot
- Säilytysaika: 12 kuukautta vertailun toimittamisesta
- Peruste: vertailun todentaminen ja mahdollinen myöhempi yhteydenotto
- Myyntityön yhteystieto, joka ei johda asiakkuuteen
- Säilytysaika: 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta
- Peruste: myyntityön jatkuvuus
- Myyntikäynnin ostoasiakirjat ja niistä luetut tiedot
- Säilytysaika: 24 kuukautta tallentamisesta
- Peruste: hintavertailun todentaminen ja myyntityön jatkuvuus
- Myyntikäynnin yhteenvedot ja niiden lähetystiedot
- Säilytysaika: 24 kuukautta lähettämisestä
- Peruste: tarjouksen todentaminen ja myyntityön jatkuvuus
- Myyntikäynnin muistio ja nauhoituslupa
- Säilytysaika: 24 kuukautta käynnistä
- Peruste: myyntityön jatkuvuus ja luvan todentaminen
- Muistioon kuuluva litteroitu keskustelu
- Säilytysaika: 30 päivää vastaanottamisesta
- Peruste: ehdotusten tekeminen ja tarkistaminen
- Muistio, jota ei ole liitetty myyntikäyntiin
- Säilytysaika: 30 päivää vastaanottamisesta
- Peruste: muistion liittäminen oikeaan käyntiin
- Nauhoituksen litterointi ja muistio muistiopalvelussa
- Säilytysaika: enintään 90 päivää nauhoituksesta
- Peruste: muistion siirtäminen Masaron järjestelmään
- Asiakkaan perustiedot, yhteyshenkilöt ja tilausasetukset
- Säilytysaika: asiakkuuden ajan ja 24 kuukautta viimeisestä tilauksesta
- Peruste: asiakassuhteen hoito
- Allekirjoitettu asiakassopimus ja allekirjoituksen tiedot
- Säilytysaika: 6 vuotta sopimussuhteen päättymisestä
- Peruste: sopimuksen ja siihen perustuvien saatavien todentaminen
- Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot
- Säilytysaika: 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi
- Peruste: kirjanpitolaki
- Vapaan tilauksen teksti, tulkinta ja lopullinen tilaus
- Säilytysaika: 12 kuukautta, minkä jälkeen niistä säilytetään vain lukumäärät ilman tekstiä
- Peruste: tulkinnan laadun seuranta ja vianselvitys
- Asiakkaan sanasto
- Säilytysaika: asiakkuuden ajan
- Peruste: tilaamisen helpottaminen
- Kuittauksiin ja reklamaatioihin liitetyt kuvat
- Säilytysaika: 24 kuukautta toimituksesta
- Peruste: reklamaation ja hyvityksen todentaminen
- Jäljitettävyystiedot toimitetuista eristä
- Säilytysaika: vähintään yksi vuosi lähettämisestä, hyväksytyssä elintarvikehuoneistossa kaksi vuotta viimeisen käyttöajankohdan jälkeen
- Peruste: elintarvikelainsäädäntö
- Luotto- ja perintätiedot
- Säilytysaika: 6 vuotta saatavan päättymisestä
- Peruste: saatavan vanhentuminen ja kirjanpito
- Luottorajan katsaukset ja luottorajan muutoshistoria
- Säilytysaika: asiakkuuden ajan ja 24 kuukautta sen päättymisestä
- Peruste: luottopäätösten todentaminen ja mahdollisen uuden asiakkuuden arviointi
- Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet
- Säilytysaika: käyttöoikeuden voimassaolon ajan
- Peruste: palvelun käyttö
- Käyttö- ja muutoslokit sekä viestien lähetystiedot
- Säilytysaika: 12 kuukautta
- Peruste: tietoturva ja väärinkäytösten selvittäminen
- Markkinointikiellot
- Säilytysaika: toistaiseksi
- Peruste: kiellon noudattaminen edellyttää tiedon säilyttämistä
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilöä voi niistä tunnistaa. Tilaushistoria voidaan säilyttää tilastointia ja liiketoiminnan seurantaa varten ilman tunnistetietoja. Ostoasiakirjoista luetut tuote- ja hintatiedot säilytetään ilman tietoa asiakkaasta tai henkilöistä hintatason seurantaa varten.
8 Tietojen suojaaminen
Tiedot ovat sähköisissä järjestelmissä, joihin pääsee vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Paperisia asiakasrekistereitä ei pidetä.
Suojauksen perusperiaatteet ovat:
- käyttöoikeus annetaan vain työtehtävän edellyttämässä laajuudessa ja se poistetaan heti tehtävän päättyessä
- pääkäyttäjätunnuksissa on käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen
- käyttöoikeudet tarkastetaan tietokannassa eikä pelkästään käyttöliittymässä
- asiakas näkee vain oman yrityksensä tiedot, ja hinta- ja kateaineisto on erotettu asiakasnäkymästä
- tietoliikenne on salattu ja tietokannasta otetaan päivittäiset varmuuskopiot sekä viikoittainen vienti yhtiön omaan hallintaan
- käyttöoikeuksien muutokset kirjataan lokiin
- kuittauslinkit ovat henkilökohtaisia ja vanhenevat, ja tietokantaan tallennetaan linkistä vain tiiviste
- kaikilla käsittelijöillä on kirjallinen käsittelysopimus ja henkilöstöllä salassapitovelvollisuus
Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa ja rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä silloin, kun laki sitä edellyttää.
9 Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöllä on oikeus
- saada tietää, käsitelläänkö hänen tietojaan, ja saada niistä jäljennös
- vaatia virheellisen tiedon oikaisua
- vaatia tiedon poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
- vaatia käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kun tiedon oikeellisuutta selvitetään
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvästä syystä
- kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa ilman perustelua
- peruuttaa antamansa suostumus
- saada sopimukseen tai suostumukseen perustuen antamansa tiedot koneluettavassa muodossa
Oikeus tiedon poistamiseen ei koske tietoja, joiden säilyttäminen perustuu lakiin, kuten kirjanpitoaineistoa ja elintarvikkeiden jäljitettävyystietoja.
Pyyntö tehdään osoitteeseen info@masaro.fi suomeksi tai englanniksi. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista. Vastaus annetaan kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella, mistä ilmoitetaan pyytäjälle.
10 Automaattinen päätöksenteko
Yhtiö ei tee henkilöä koskevia päätöksiä pelkän automaattisen käsittelyn perusteella. Tilausalusta voi ehdottaa asiakkaalle tilausta aiempien tilausten tai tallennetun tilauspohjan perusteella, mutta tilaus lähtee vasta, kun asiakas on sen kuitannut. Tilipyynnön hyväksymisestä sekä luottorajan myöntämisestä, muuttamisesta ja poistamisesta päättää aina ihminen. Luottorajan puolivuotiskatsauksen ehdotus on päätöksen tukena, eikä se muuta rajaa itse. Tekoälypalvelun ostoasiakirjasta lukemat tiedot ovat ehdotuksia, jotka myyjä tarkistaa, eikä niiden perusteella tehdä henkilöä koskevia päätöksiä. Vapaan tilauksen tulkinta on ehdotus, jonka asiakas tarkistaa. Tilaus lähtee vasta, kun asiakas on sen lähettänyt.
Tilausalusta tarjoaa laskua maksutapana sopimusehtojen mukaisesti vain, kun asiakkaalle on myönnetty luottoraja, sitä on jäljellä ja asiakkaalla ei ole erääntyneitä laskuja. Kyse on sovittujen ehtojen soveltamisesta eikä asiakkaan arvioinnista. Asiakas voi aina maksaa tilauksen Maksa heti -maksutavalla.
11 Valitusoikeus
Jos henkilö katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hän voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, postiosoite PL 800, 00531 Helsinki, puhelinvaihde 029 566 6700, sähköposti tietosuoja@om.fi. Valituksen voi tehdä myös asuin- tai työskentelymaansa valvontaviranomaiselle, Norjassa Datatilsynetille ja Espanjassa Agencia Española de Protección de Datosille.
12 Selosteen muutokset
Selostetta päivitetään, kun palvelu tai käsittely muuttuu. Viimeisin versio on aina saatavilla osoitteessa masaro.fi/tietosuoja. Olennaisista muutoksista kerrotaan asiakkaille sähköpostilla tai tilausalustalla.